למה הסוכנים שלי עובדים בדיוק כמו שאני מנסה לעבוד כבר שנים

בסביבות שלוש אחר הצהריים אני מרגיש את זה כמעט כל יום. הראש מתחיל להיתקע.

עד הצהריים הכל זרם. כתבתי, תכננתי, בניתי דברים מאפס. אחר כך נכנסו כמה פגישות, נפלה בקשה דחופה מלקוח, וביני לבין עצמי ניסיתי גם להתקדם במשימת תכנון שדורשת ראש שקט. וזה לא יצא כמו שרציתי. לא בגלל שהיו יותר מדי דברים. בגלל שהיו סוגים שונים מדי של דברים, וכל מעבר ביניהם עלה לי משהו.

אני אדם, לא דפדפן. אבל ההתנהגות זהה. כשפתוחים יותר מדי טאבים מסוגים שונים בבת אחת, פיגמה וקלוד ומסמך תכנון ובקשת תיקון, זיכרון העבודה מתמלא והמערכת מאטה. ההבדל הוא שלדפדפן יש כפתור לסגור טאב. לי אין.

המאמר הזה הוא על דבר אחד שלמדתי לאט על עצמי, ועל איך שהמכונות שבניתי הסבירו לי אותו טוב יותר ממה שהבנתי לבד.

הפרדה לפי סוג עבודה, לא לפי משימה

כבר תקופה ארוכה היום שלי מחולק לפי סוג העבודה, לא לפי רשימת המשימות.

הבוקר שמור לדברים העמוקים. כתיבה, תכנון, כל מה שדורש שאבנה מודל שלם של משהו בראש לפני שאני מתחיל. הצהריים זה כבר משטר אחר. פגישות, אנשים, דברים דחופים שנופלים ומחייבים תגובה מהירה. לא הגעתי לזה מתוך תוכנית מסודרת. זה הצטבר לאורך זמן - שהתכנון יוצא טוב יותר בבוקר, שאחרי הצהריים העמוסות הראש כבר במצב אחר. לא תמיד, ולא בכל יום. אבל לרוב. גיליתי שאם אני מנסה לתכנן מבנה של מאמר אחרי שלוש פגישות, התוצאה בדרך כלל חלשה. אי אפשר לכפות על הראש לחזור.

מה שלא היה לי עד לא מזמן זה הסבר למה זה עובד. רק הרגשתי שזה עובד.

מהיר ואיטי, אוטומטי ומאומץ

ההסבר מגיע מדניאל כהנמן, פסיכולוג ישראלי-אמריקאי שזכה בפרס נובל לכלכלה. בספרו "לחשוב מהר, לחשוב לאט" הוא תיאר שתי דרכים שבהן המוח עובד.

מערכת 1 מהירה ואוטומטית. היא מזהה פנים, מגיבה לסכנה, ועושה את רוב העבודה היומיומית בלי שנשים לב. מערכת 2 איטית ומאומצת. היא זו שמופעלת כשממלאים דוח מס או שוקלים מהלך בשחמט. היא עולה אנרגיה, היא מתישה, והמוח מפעיל אותה כמה שפחות שאפשר.

נקודה אחת ששווה לדייק, כדי לא להפוך את זה לפסאודו-מדע: כהנמן לא המציא את המונחים האלה. הוא בנה על עבודתם של הפסיכולוגים סטנוביץ' ווסט, שהיו הראשונים שהשתמשו ב"מערכת 1" ו"מערכת 2". ואלה גם לא שתי מערכות פיזיות במוח. אי אפשר להצביע עליהן בסריקה. זו מטאפורה למצבי חשיבה, לא מפה אנטומית.

ההבחנה של כהנמן היא בין אוטומטי למאמץ. אני מצאתי את עצמי משתמש בה אחרת. לא כדי להסביר איך אני חושב, אלא כדי לחלק מתי אני עושה מה. כי בעבודה שלי יש כמה סוגי קשב, וכל אחד מהם דורש מצב אחר:

• הזנה ועיבוד. להעביר תוכן ממקום למקום, לסדר, לתייג. כמעט אוטומטי. מערכת 1.
• תיקון ודיוק. לקחת קופי קיים ולשפר אותו, לשקול ניסוח רגיש מול אוכלוסייה מסוימת. דורש שיקול דעת. מערכת 2 קלה.
• תכנון מאפס. לפתוח משימה חדשה שעוד לא חשבתי עליה, לבנות לה מבנה. מערכת 2 כבדה, והכי קלה לקטיעה.

הבעיה היא לא לעשות הרבה מאלה. הבעיה היא לקפוץ ביניהם. כל מעבר ממצב למצב הוא טעינה מחדש, וכל טעינה כזו עולה זמן וריכוז שלא חוזרים.

ואז בניתי את הסוכנים, והם עשו בדיוק את זה

הפייפליין שבניתי לתוכן עובד בשרשרת. כל שלב הוא סוכן נפרד עם תפקיד אחד:

• פרסר מוציא טקסט גולמי מ-PDF.
• סוכן ניקוי מסדר את שגיאות ה-OCR.
• ארכיטקט מתכנן את מבנה המאמר.
• כותב ממלא את המבנה בטיוטה.
• עורך מלטש את הטיוטה.

הכלל היחיד שמחזיק את כל זה הוא שכל סוכן עושה סוג חשיבה אחד בלבד. הארכיטקט לא כותב. הכותב לא מתכנן. העורך לא ממציא תוכן חדש. כל אחד נשאר בתפקיד שלו, וכשהוא מסיים, הוא מעביר הלאה.

חשבתי שבניתי את זה ככה בשביל איכות. וזה נכון. כשסוכן עושה דבר אחד, הוא עושה אותו נקי יותר.

אבל יום אחד, באמצע ניסוח של הוראות לארכיטקט, תפסתי שאני בעצם אוסר עליו בדיוק את מה שאני אוסר על עצמי. אסור לו להיסחף לתיקון ניסוח באמצע התכנון, כי זה לא התפקיד שלו עכשיו. בדיוק כמו שאני לא נותן לעצמי לתכנן מאמר אחרי הצהריים.

לא לימדתי את הסוכנים את העיקרון הזה. הם לימדו אותי שכבר הכרתי אותו.

הפרדת קשב היא לא הרגל. היא ארכיטקטורה

כאן נכנס ההבדל בין מה שעשיתי לבין מה שהבנתי.

במשך שנים חילקתי את היום מתוך תחושה. ידעתי שזה עובד, לא ידעתי למה. הסוכנים נתנו לי את ה"למה". הראש שלי, כמו כל סוכן בשרשרת, עובד טוב יותר כשהוא מחזיק סוג חשיבה אחד בכל פעם. החלוקה שלי ליום לא היתה סדר בשביל סדר. היא היתה אותה הפרדת קשב שאני בונה לתוך המערכת, רק שהפעלתי אותה על עצמי בלי לקרוא לה בשם.

וברגע שרואים את זה ככה, כמה דברים מסתדרים:

• למה רשימת משימות לפי סדר הגעה עובדת פחות טוב בשבילי. היא מערבבת סוגי קשב. כל פריט ברשימה דורש מצב אחר, והמעבר ביניהם הוא המס. אני מנסה לקבץ לפי סוג.
• למה אני מנסה לא למלא חורים בלוז עם "משימה קטנה". המשימה הקטנה כמעט תמיד מסוג קשב אחר ממה שאתה עושה עכשיו, ולכן היא לא קטנה. היא קוטעת.

ההבדל בין אדם לפייפליין הוא שלפייפליין יש שכבת תזמור שמחליטה מי רץ מתי, והיא לא מתעייפת ולא מתפתה. אני התזמור של עצמי, וזה חלק קשה בהרבה.

מה שעוד לא פתרתי

הבוקר עובד. את הבוקר אני שולט בו, והוא שמור לעבודה העמוקה.

הצהריים זה הסיפור הפתוח. שם, בין הפגישות והדחיפויות, אין לי באמת שליטה על סוג הקשב. הלקוח מתקשר ואני עובר ממצב למצב בלי שבחרתי בזה. אצל הסוכנים יש תזמור שמחזיק את הסדר גם כשנכנסת בקשה חדשה. על היום של עצמי, אחרי הצהריים, התזמור הזה עדיין שביר.

וזו לא הדילמה היחידה שנשארה פתוחה. גם אצל הסוכנים יש דבר שעוד לא פתרתי. אני זה שמחליט מתי להעביר את המשימה הלאה - מתי הארכיטקט סיים ומתי הכותב יכול להתחיל. וכל פעם יש את אותה התלבטות: האם להמשיך באותו חלון שיחה, או לפתוח חלון חדש. מצד אחד, ההקשר שנצבר בשיחה חשוב. הסוכן "יודע" מה קדם לו. מצד שני, ככל שהשיחה מתארכת, חלון ההקשר מתמלא, והסוכן מתחיל לאבד את הקצוות. כשאני מתפתה להריץ הכל בשיחה אחת, לפעמים זה עובד. לפעמים זה נהיה כבד מדי ואיכות הפלט יורדת. זה לא כל כך שונה ממה שקורה לי אחרי הצהריים.

בניתי מערכת שיודעת להגן על הקשב של עצמה טוב יותר ממה שאני יודע להגן על שלי.